Lepší správa dokumentů pro ČMSS

09.11.2008
UNICORN v roce 2008 úspěšně navázal na projekt zavedení interního Portálu v Českomoravské stavební spořitelně a implementoval novou aplikaci pro správu dokumentů.

Klíčový nástroj pro banku

Českomoravská stavební spořitelna (ČMSS) zaujímá první místo na trhu stavebního spoření v ČR a je jednou z pěti největších bank na českém trhu. Spravuje asi 2,5 milionu stavebních spoření a úvěrů. ČMSS je z 55 % vlastněna Československou obchodní bankou, a.s. a ze 45 % Bausparkasse Schwäbisch Hall AG - největší stavební spořitelnou v Německu. Top management ČMSS chápe jako klíčový nástroj pro podporu podnikových procesů interní Portál. Stávající dokumentový systém již nebyl dostačující a vedení ČMSS začalo přemýšlet o nasazení nové aplikace pro správu dokumentů, která by byla plně integrována do prostředí Portálu ČMSS.

V blízké budoucnosti se bude oblast správy interních dokumentů v ČMSS dále rozšiřovat – počítá se s analýzou a integrací obsahů sdílených síťových disků do Portálu, využití komponenty MS Windows Rights Management pro vyšší zabezpečení citlivých dokumentů, zavedení životního cyklu (workflow) a společné práce nad dokumenty atd.

Systém nestačil

Veškeré interní dokumenty v ČMSS byly obsažené a spravované v systému DIS, který byl ovšem zastaralý a naprosto nevyhovoval současným požadavkům na správu dokumentů. Bylo potřeba vytvořit komponenty portálu, které ho nahradí, a poté převést všechna data. Audit business procesů ve společnosti ukázal, že aplikace pro interní komunikaci mezi jednotlivými odděleními nesplňovala aktuální požadavky. Aplikace nepokrývala požadavky na správu úkolů vyplývajících z jednání představenstva nebo požadavky z oddělení interního auditu. Nebylo také možné získat informace z různých systémů, jelikož zde neexistovala vnitřní integrační vrstva, která by jednotlivé zdroje dat propojovala. Bylo tedy nutné vytvořit takovou integrační vrstvu, jež bude sdružovat komunikaci mezi jednotlivými systémy uvnitř ČMSS.

Komplexní řešení

Hlavním cílem projektu bylo položit základ budoucí komplexní aplikace pro správu interních dokumentů ČMSS a přenést do ní veškeré dokumenty obsažené v dosud používaném systému DIS. UNICORN implementoval nové řešení pro správu dokumentů, které bylo plně integrováno do prostředí Portálu ČMSS. ČMSS získala řešení na platformě MS SharePoint Server 2007 (MOSS 2007), které je integrální součástí interního Portálu a zároveň je propojeno s Microsoft Office. Toto řešení přineslo uživatelům novou úroveň komfortu při práci s aplikací a zároveň umožnilo systematické a transparentní řízení firemních dokumentů. Po nasazení nového řešení UNICORN zajistil také migraci veškerých dokumentů z původního systému DIS, a to pomocí tzv. migrační komponenty, kterou navrhli a vytvořili specialisté UNICORNu a která z původního prostředí převedla do Portálu více než 10 000 dokumentů. Spolu s 25 budoucími správci nových týmových webů UNICORN definoval novou strukturu knihoven, složek a práv. Týmové weby (TW) jsou sdružené knihovny dokumentů, pomocí nichž platforma MS SharePoint standardně řeší správu dokumentů. Každý týmový web je autonomní jednotkou, která má svého správce.

Součástí projektu bylo provedení více než 20 věcných workshopů s budoucími správci TW, s nimiž byla vedena diskuze o způsobu migrace z původního systému, používání TW a o výchozím rozdělení přístupových práv a rolí.

Víc než "jen" efektivní správa dokumentů

Přesun správy dokumentů do prostředí Portálu ČMSS přinesl nejen efektivnější a jednodušší správu dokumentů, ale zároveň poskytl jednotlivým oddělením i ostatní funkčnosti MOSS 2007. Jednotlivá oddělení v ČMSS nyní mají k dispozici vlastní týmový web, který jim umožňuje prostřednictvím portálů, kalendářů, seznamů, dokumentů a dalších funkčností MOSS 2007 sdílet informace a komunikovat napříč oddělením (týmem) i celou ČMSS. Vedlejším přínosem pro ČMSS je i to, že se s funkčnostmi Portálu blíže seznámili vedoucí obchodních oddělení. Projekt tak nejen zlepšil stávající procesy (správa jednotlivých týmových webů přešla na jednotlivé správce - zástupce odborných útvarů), ale nastartoval i změnu a zlepšení interní komunikace. Pro běh Portálu byla vytvořena nová infrastruktura, která usnadnila celou administraci a ve výsledku také vedla ke snížení nákladů.

Ing. Kamil Kolmačka, vedoucí oddělení úvěrů, Českomoravská stavební spořitelna, a.s., shrnuje přínosy projektu: „Interní Portál je pro zaměstnance naší společnosti důležitým pracovním nástrojem, a proto s každým rozšířením portálových aplikací výrazně roste jeho význam. Integrací document management systému se nám podařilo dosáhnout jednotné správy dokumentů v prostředí, které je komfortní, uživatelsky přívětivé a integrované s běžně používanými aplikacemi MS Office.“