IT podpora řízení procesů

15.09.2008
Procesní přístup k řízení firmy je již natolik rozšířený, že se v současné době nedá sám o sobě považovat za zásadní konkurenční výhodu. Stejně tak je již dnes považováno za samozřejmost, že procesy společnosti je nutné podporovat a řídit pomocí informačních technologií. Ani informační podpora procesů však sama o sobě není zárukou úspěchu.

Pozornost je tak v současné době soustředěna spíše na to, jak řídit a podporovat firemní procesy pomocí dostupných informačních technologií co nejefektivněji s ohledem na prostředí a okolí firmy. Cílem tohoto článku je proto shrnutí doporučení a vybraných nejlepších praktik řízení a podpory procesů pomocí informačních technologií z pohledu největšího českého dodavatele softwaru.

Řízením procesu rozumíme jak řízení sledu činností v rámci jednoho konkrétního průběhu procesu, tak samotnou definici procesu, jeho průběžné vyhodnocování a následnou optimalizaci parametrů, vstupů, výstupů a vazeb na okolí. Ideální je podpořit obě tyto často příliš formálně oddělené úrovně řízení procesu jediným softwarovým řešením. Díky tomuto spojení lze zajistit tolik potřebnou flexibilitu a transparentnost při zavádění změn a zachovat stabilitu procesů, zpětnou vazbu a možnost sledovat procesy firmy v jejich reálném životě.

Definice procesu a procesní analýza

Většina firem si od různých informačních systémů slibuje odstranění komunikačních bariér, zrychlení informačních toků a obchodních procesů a podstatné zjednodušení administrativy. Tato očekávání však mohou být naplněna pouze v případě, že implementaci nového informačního systému předchází alespoň rámcová procesní analýza společnosti a audit stávajících informačních systémů.

Analýza stávajících firemních procesů poslouží k vytvoření hierarchie procesů a podprocesů, modelování oběhu informací (výstupů, dokumentů atd.) a popisu zúčastněných rolí. Výsledkem této činnosti je procesní mapa či model, který se porovná se vzorovými (referenčními) modely z příslušného oboru (tzv. „Best in Class“ modely). Procesní model je možné podle těchto vzorových příkladů upravit a optimalizovat pro lepší efektivitu oproti výchozímu stavu.

Kromě procesů, tedy dynamické stránky podniku, je nutné podchytit i statický pohled na podnik, tzn. zmapovat organizační strukturu, odpovědnosti a kompetence, které promítneme do procesního modelu. Tento krok je důležitý pro znázornění procesů v organizační struktuře, aby bylo možné analyzovat procesy a tok dat v rámci odpovědnostní struktury a rolí. V tomto bodě je vhodné se hlouběji zamyslet nad efektivností a rozumností uspořádání pracovních míst a rozdělením práce mezi odděleními a středisky.

Podpora procesu

Po uzavření procesní analýzy a validaci jejích výstupů by měla následovat implementace některého z dostupných informačních řešení. Na trhu je dostupné množství nástrojů, které se obvykle zařazují do různých kategorií jako jsou ECM (Enterprise Content Management) a BPM (Business Process Management) systémy, nástroje pro řízení workflow apod. Tato řešení navíc velice často překračují hranice uvedených kategorií nebo je dokonce rozšiřují o vlastní nápady a pokročilé funkčnosti, které však nemusejí být pro každou společnost přínosné.

Zavedení každého systému do organizace však vyžaduje vedle velkého úsilí i nemalé finanční prostředky. Je proto nutné důkladně zvážit, jaké efekty informační podpory a řízení procesů jsou pro podnik důležité. Opravdu potřebujeme robustní systém, v němž budeme moci snadno definovat procesy a který bude podporovat jejich automatické vyhodnocování? Nebo se spokojíme s menším systémem automatizujícím jen nejdůležitější toky dokumentů ve firmě? Tato rozhodnutí závisí na účelu systému, velikosti a růstovém potenciálu firmy a mnoha dalších faktorech.